5 tips för en lyckad budgetprocess!
Fundera på vilken detaljnivå ni behöver för budgeten
Många gånger behöver man utgå från detaljer för att budgeten ska bli så träffsäker som möjligt, men man kan fråga sig om det är meningsfyllt att lägga mycket tid och resurser på saker som man kanske ändå inte kommer att följa upp i verksamheten. Det händer även att onödigt mycket fokus läggs på enskilda budgetposter som i slutändan har liten påverkan på helheten. Om det finns krav på mycket detaljer så satsa på att automatisera de delarna genom kopplingar till andra system och färdiga beräkningsmodeller så att manuellt arbete undviks så långt som möjligt.
Så undvik att fokusera allt för mycket på detaljer om:
- Uppföljning sker på en mer aggregerad nivå
- Budgetposten har en liten påverkan på det totala utfallet
- Det är svårt eller omöjligt att automatisera processen med att budgetera på den nivån
Förtydliga affärsmodellen och sambanden för medarbetarna
Många medarbetare har större förståelse för affärsmässiga samband om de får en budgetmodell med tydlig koppling till deras verksamhet. Fundera på vad det är som driver värde i organisationen. Vilka är era intäkts- och kostnadsdrivare? En drivarbaserad budget fungerar även bättre som löpande styrinstrument än en kontobaserad budget utan logiska samband. Om man dessutom delar upp budgeten i påverkbara och ej påverkbara poster blir det ännu tydligare för medarbetarna vad de ska fokusera på.
Tänk på det här när ni finslipar er budgetmodell:
- Vilka är de viktigaste intäkts- och kostnadsdrivarna i er verksamhet?
- Vilka logiska samband finns mellan budgetens olika delar?
- Fungerar budgeten som styrinstrument i den löpande verksamheten?
Koppla ihop budget med utfall redan i planeringsarbetet
Tillgång till relevant historik är många gånger avgörande för att höja kvaliteten samtidigt som man snabbar upp processen med att ta fram budgeten. Därför är det bra att använda ett system för budgetering som har färdiga koppling till andra verksamhetssystem, inte bara till bokföringen. Fundera på vilka system ni behöver integrera med för att få jämförelsedata och data som underlag för budgeten så att användarna slipper leta. Om ni behöver information från bokföringen, lönesystem, projektmoduler, anläggningsregister, säljstatistik eller andra system ska den bara vara ett klick bort. Kunskap om vad som hänt tidigare kan ofta vara avgörande för kvaliteten i planeringsarbetet.
Snabba upp budgetprocessen och höj värdet i organisationen
En utmaning med många budgetprocesser är att de uppfattas som tidskrävande och att budgeten ibland är inaktuell när den är klar. Därför är det bra att fundera på hur budgetprocessen kan göras smidigare och mer värdefull genom att exempelvis:
- Automatisera hantering av stora datamängder och beräkningsmodeller
- Använda ett processverktyg som fördelar arbetsuppgifter, sätter deadlines och skickar ut påminnelser till användarna så att ni undviker administrativa flaskhalsar
- Minimera administrativa uppgifter för att sammanställa budgetunderlag och kommunicera med användarna
- Använda verktyg för underhåll av data för att ta fram automatiserade budgetförslag baserat på historik åt användarna
- Höja värdet av budgetprocessen genom att från början ha en strategi för hur budgeten ska användas tillsammans med kommande prognoser
Involvera medarbetarna i budgetprocessen med tydliga mål och nyckeltal
Oavsett vilken planeringsprocess ni väljer är det viktigt att involvera medarbetarna för att skapa engagemang och ansvar för att resultaten uppnås. Om det redan i budgetprocessen blir tydligt hur organisationens mål bryts ner på mätetal och nyckeltal på olika nivåer blir det tydligt för medarbetarna hur deras arbete påverkar helheten vilket oftast bidrar till bättre resultat. Använd därför helst en lösning som erbjuder funktioner för såväl budget och prognos som rapportering och analys i ett och samma system. Det ökar förståelsen och leder till en roligare och mer meningsfull budgetprocess
